05/11/2024 - 13:30 - 15:00
RC7.5 - Saúde digital e vigilância: aprendizados, desafios e perspectivas |
51679 - UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTA WIKI PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO NA VIGILÂNCIA SANITÁRIA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
LIVIA ROSAS FERREIRA - ICEPI - SESA-ES, FREDERICO FELIPE COSTA TEBAS DE FREITAS - ICEPI - SESA-ES, EBER DA SILVA DANTAS - SESA-ES, BELCHIOR PUZIOL AMARAL - ICEPI - SESA-ES, VALDECIR PINTO JÚNIOR - ICEPI - SESA-ES, ALEX SANDRO DE FREITAS - ICEPI - SESA-ES, LUCIANE ALVES MARINHO - ICEPI - SESA-ES, RAPHAEL LUGON CAMPO DALL‘ORTO - ICEPI - SESA-ES
Contextualização
A implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) em órgãos de vigilância sanitária é apontada pela Organização Mundial da Saúde (OMS) como método para garantir a confiança no gerenciamento de risco realizado por essas (Da Silva et al., 2021). Dentro desse contexto, a gestão do conhecimento desempenha um papel fundamental, minimizando a perda de conhecimento e garantindo que informações valiosas sejam identificadas, documentadas, compartilhadas de modo seguro e transparente e preservadas dentro de uma organização (Ottonicar et al., 2019). Nos últimos anos, as ferramentas Wiki têm se destacado como meio eficaz para o compartilhamento de conhecimento entre pessoas, funcionando como um repositório dinâmico do conhecimento organizacional (Ramos, 2018). Especificamente no âmbito do SGQ, a utilização de uma Wiki para a gestão da informação documentada tem sido vista como uma prática positiva na gestão do conhecimento (Costa; Martins, 2010). A implantação do SGQ na Vigilância Sanitária (Visa) Estadual figura no planejamento estratégico 2022-2025 do estado do Espírito Santo. Neste contexto, a adaptação de uma Wiki para servir como repositório do conhecimento organizacional durante a implantação do SGQ apresenta-se como uma solução inovadora e prática.
Descrição da Experiência
O processo de adaptação de uma ferramenta Wiki para a gestão da informação e gerenciamento do conhecimento organizacional envolveu conhecer as funcionalidades da Wiki.Saúde e avaliar sua adequação à norma ISO 9001:2015 para gestão documental. A Wiki.Saúde foi desenvolvida no Wiki.js por pesquisadores do Projeto de Desenvolvimento de Tecnologias da Informação e Comunicação e Estímulo à Inovação Aplicadas à Saúde (PROTICSUS) do Instituto Capixaba de Ensino, Pesquisa e Inovação em Saúde (ICEPi). A ferramenta oferecia criação, busca, histórico de edições e controle de acesso. Para atender às necessidades de controle de revisão, aprovação, distribuição e retenção de documentos, foram criados cinco diretórios privados com permissões baseadas em quatro grupos de usuários distintos. O primeiro diretório foi destinado à edição e revisão técnica, acessível ao grupo responsável pela elaboração. O segundo diretório foi direcionado para a revisão da qualidade, acessível ao Comitê Gestor da Qualidade (CGQ). O terceiro e o quarto diretório foram destinados, respectivamente, à aprovação de documentos e à retenção de documentos obsoletos, ambos acessíveis à alta direção e à presidência do CGQ. A existência de diferentes atores nos diretórios criados, possibilitou à organização a coleta de diferentes informações, além da identificação de melhores práticas em assuntos específicos.
Objetivo e período de Realização
O objetivo é relatar a experiência da Visa Estadual no uso da ferramenta Wiki para a gestão do conhecimento. O projeto ocorreu ao longo de dois meses, de março a maio de 2024. Durante esse período, foram realizadas etapas de análise dos requisitos, adaptação da ferramenta, treinamento dos usuários e inserção gradual da informação documentada no software.
Resultados
A utilização da Wiki como ferramenta para a gestão de documentos, garantiu que todo o conhecimento gerado no processo pelo grupo fosse retido na organização, Ainda, permitiu reunir e organizar as informações da Visa Estadual, facilitando o gerenciamento completo do ciclo de vida dos documentos, desde a criação até o arquivamento. O armazenamento centralizado dos documentos na Wiki.Saúde tornou-os facilmente acessíveis aos servidores, possibilitando a disseminação do conhecimento. A edição colaborativa de documentos, uma característica essencial de uma ferramenta Wiki, facilitou a transferência de conhecimento entre os participantes, o que possibilitou uma gestão de conhecimento mais ampla, dado que os saberes individuais tornaram-se coletivos. Para além da gestão do conhecimento, a ferramenta também permitiu a segurança da informação, uma vez que na Wiki há registro de autoria, data de modificação e diferenciação de alterações, garantindo acompanhar a evolução dos documentos e, se necessário, identificar modificações indesejadas.
Aprendizado e Análise Crítica
Este relato destaca a importância da busca por soluções criativas para enfrentar os desafios da gestão da qualidade no setor público. A existência de um ambiente colaborativo, proporcionada pela ferramenta Wiki, favoreceu o compartilhamento de conhecimentos antes individualizados e descentralizados, tornando-os perenes e acessíveis a todos dentro da organização. Dada a esta característica, a iniciativa melhorou a eficiência dos processos internos da organização, o acesso à informação, além de garantir a conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos. Por fim, merece ser destacado que a ferramenta Wiki é um software livre e de código aberto, o que proporcionou uma solução flexível e de baixo custo a gestão do conhecimento na organização sem deixar de atender aos requisitos da norma NBR ISO 9001:2015.
Referências
DA SILVA, W. M. et al. Gestão da qualidade na administração pública: autoavaliação sobre a aplicação de práticas em órgãos do Sistema Nacional de Vigilância Sanitária. Vigilância Sanitária em Debate: Sociedade, Ciência & Tecnologia, v. 9, n. 3, p. 40-48, 2021.
COSTAL, G. C. S. Z.; MARTINS, R. A. Análise das vantagens da utilização de software wiki para informatização da documentação do sistema de gestão da qualidade ISO 9001. In: Encontro Nacional de Engenharia de Produção, v. 30, 2010.
OTTONICAR, S. L. C. et al. A gestão do conhecimento como processo fundamental para a gestão da qualidade: inter-relação que subsidia a tomada de decisão empresarial. Liinc em Revista, v. 15, n. 1, 2019.
RAMOS, B. et al. Utilização de ferramentas wiki na gestão do conhecimento nas organizações. In: Anais da V Escola Regional de Sistemas de Informação do Rio de Janeiro. SBC, 2018. p. 116-123.
Fonte(s) de financiamento: Programa Estadual de Bolsas de Estudo e Pesquisa e Extensão Tecnológica no SUS do Instituto Capixaba de Ensino, Pesquisa e Inovação em Saúde - ICEPi.
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