52773 - COM TANTOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EM SAÚDE DISPONÍVEIS, POR QUE RECORRER A FERRAMENTAS ALTERNATIVAS?
MIRIAM CARVALHO DE MORAES LAVADO - SMS - SÃO PAULO, ILKA CORREA DE MEO - SMS - SÃO PAULO, ROBERTO TOLOSA JUNIOR - SMS - SÃO PAULO, MARCELO ALVES DA SILVA - SMS - SÃO PAULO, ERICA GIMENES RUIZ BARBOSA PORTO RINALDI - SMS - SÃO PAULO, LUIS HENRIQUE MOURA FERREIRA - SMS - SÃO PAULO, ISADORA PATO ABAD BARBOSA - SMS - SÃO PAULO, TACÍLIO MOREIRA DE ARAUJO - SMS - SÃO PAULO, FERNANDA BRAZ TOBIAS DE AGUIAR - SMS - SÃO PAULO, ESTEVÃO NICOLAU RABBI DOS SANTOS - SMS - SÃO PAULO
Contextualização
O presente projeto nasce após a realização do planejamento estratégico da Secretaria Municipal da Saúde de São Paulo para a construção do Plano Municipal da Saúde 2022-2025.
Neste contexto, havia o apontamento da necessidade de melhora na gestão da informação por meio de uma política estruturada, especialmente por:
• Haver informações divergentes sobre o mesmo assunto;
• Ausência de fluxo padronizado de solicitação de informação;
• Dados estabelecidos por processamentos próprios das áreas e comunicados por meio não oficiais de informação;
• Disponibilidade da informação em tempo oportuno.
A princípio, os objetivos listados eram relacionados à elaboração de diretrizes, desenho de fluxo e orientações, LGPD e transparência. Contudo, frentes adicionais de atuação foram identificadas, como qualificação dos bancos de dados, aprimoramento nas análises de dados e produção de relatórios, necessidade de padronização da informação, classificação da informação, soluções de tecnologia e segurança de dados.
Desta forma, havia a necessidade de conhecer melhor os problemas apresentados a fim de priorizar as ações. Por este motivo, optou-se por organizar um projeto que olhasse para o conceito de ciclo dado/informação-inteligência coletiva (institucional) conforme conceituado por Ferla et al, 2012.
Descrição da Experiência
O projeto iniciou com uma problematização, na qual foram feitas entrevistas com atores experientes no tema. Após, seguimos para o aprimoramento do diagnóstico sobre a produção e o uso da informação pelas áreas, processo que foi desenvolvido em conjunto com as Coordenadorias Regionais de Saúde.
Um formulário eletrônico foi enviado aos serviços de saúde do município, visando compreender a existência de prontuário eletrônico e mapeamento do sistema eletrônico de registro, sistemas de informação em uso e a necessidade de preenchimento de meios paralelos de informação (planilhas, forms e outros) solicitadas por níveis hierárquicos superiores.
O resultado desta etapa surpreendeu pelo número de meio paralelos de coleta de dados que circulavam nos serviços por mês: 26 ferramentas foram citadas, entre planilhas e formulários.
A partir de então, é proposta uma validação da informação recebida dos serviços com as duas principais áreas envolvidas: Coordenadoria de Atenção Básica (CAB) e a Coordenadoria de Vigilância em Saúde (COVISA).
Observou-se que muitas das informações solicitadas eram preenchidas em sistemas, enquanto outras demandavam novas formulações para consumo da informação. Assim, um fluxo para solicitação de informações foi proposto, visando a eliminação de ferramentas desnecessárias e o aprimoramento das solicitações de informações para consumo das áreas e tomada de decisão.
Objetivo e período de Realização
O objetivo do projeto foi, a partir do levantamento dos problemas apontados pelas equipes de gestão, identificar a quantidade de ferramentas alternativas aos sistemas oficiais de informação que estavam em circulação e, a partir desse diagnóstico, estabelecer uma estratégia para minimizar os impactos potencialmente danosos à gestão e ao processo de trabalho dos diversos atores envolvidos nessa cadeia paralela de gestão da informação.
O projeto aconteceu entre fevereiro de 2022 e junho de 2023.
Resultados
Além das 74 ferramentas de coleta de dados mapeadas, o que superava o primeiro número indicado pelos serviços, o projeto obteve os seguintes resultados:
• Mapeamento não só das ferramentas utilizadas por CAB e COVISA, mas identificação de ferramentas que foram geradas nas Coordenadorias Regionais de Saúde, dentro desse escopo técnico;
• Discussão sobre possíveis encaminhamentos para as ferramentas, visando aprimoramento dos sistemas de informação, criação de painéis de dados, melhoria de relatórios de sistema, entre outros, com o objetivo de reduzir a quantidade de ferramentas que circulam pela Rede de Atenção à Saúde;
• Envolvimento do Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação e da Coordenadoria de Informação em Saúde, que passam a atuar de forma ativa no processo, contribuindo com seu conhecimento na qualificação do processo;
• Definição de fluxo para a criação de novas ferramentas, quando identificada a necessidade, que estabelece um processo de governança, com etapas de confirmação da necessidade da informação, qualificação e priorização da demanda e definição do formato da solução a ser desenvolvida.
Aprendizado e Análise Crítica
Podemos listar como aprendizados do projeto:
1. Importância de mapear as partes interessadas: A identificação precisa dos atores e o seu envolvimento de forma equitativa foi fundamental para o sucesso do projeto.
2. Necessidade de padrões e diretrizes: A ausência de diretrizes para a produção, uso e armazenamento de dados contribuiu para a proliferação de ferramentas alternativas.
3. Governança de dados e TIC: O desenvolvimento de soluções para problemas de informação precisa estar alinhado a princípios gerais da organização e ser tratado a partir de uma estrutura de governança.
4. Eficiência e transparência na prestação de serviços: Adotar uma estratégia de gestão da informação é um requisito para promover uma melhor qualidade no atendimento à saúde da população e para fortalecer iniciativas de transparência ativa.
Durante essa experiência, constatou-se que as equipes tendem a preencher as lacunas de processos de forma orgânica. No entanto, as soluções desenvolvidas de maneira isolada, sem diretrizes e padronização, frequentemente não resolvem a causa raiz dos problemas. Por essa razão, este projeto marca o início de uma necessária transformação de processos. Ele inaugura uma agenda de discussões que permitirá aprofundar a reflexão e a construção de uma estrutura capaz de atender às necessidades de gestão da SMS e garantir a qualidade dos serviços prestados à população.
Referências
Ferla AA, Cecim RB, Alba RD. Information, education and health care work: Beyond evidence, collective intelligence. RECIIS - Rev Eletr Com Inf Inov Saude [Internet]. 2012 Ago [cited 2014 Oct 03]; 6(2): http://www.reciis.icict.fiocruz.br/index.php/reciis/article/view/477/pdf_303, Sup.
» http://www.reciis.icict.fiocruz.br/index.php/reciis/article/view/477/pdf_303
Fonte(s) de financiamento: não há
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