51596 - IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE MOVIMENTAÇÃO DE PRONTUÁRIOS: EXPERIÊNCIA EM UM HOSPITAL UNIVERSITÁRIO
FRANCISCA EDLA SANTOS LEITE GURGEL - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, ANA CECÍLIA LOPES BARBOSA - UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ - UFC, EMANUEL MOREIRA DE MELO - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, FRANCISCA ROSELI DE ALCANTARA MADEIRO - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, JOAQUIM FELIPE SIMOES TALEIRES GOMES - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, JULIANA MARIA CAVALCANTE TEIXEIRA ALVES - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, GRACYELLE ALVES REMIGIO MOREIRA - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, ROBERTA GRANGEIRO DE OLIVEIRA ARAUJO - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, CRISTIANE RIBEIRO DOS SANTOS FARIAS - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH, MAX DJANO CORDEIRO RUFINO - EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES - EBSERH
Contextualização
A gestão eficaz dos registros clínicos em prontuários é crucial para assegurar a continuidade dos cuidados de saúde. Embora muitos hospitais ainda utilizem prontuários em papel, sistemas bem estruturados para gerenciá-los são essenciais para garantir acesso rápido e seguro às informações dos pacientes, mantendo a qualidade do tratamento. Com os avanços tecnológicos novas formas de rastrear documentos surgem, contribuindo para melhorar os serviços prestados em resposta à crescente demanda por segurança, velocidade e eficiência.
O prontuário é definido pelo Conselho Federal de Medicina (BRASIL, 2007) como um registro legal, sigiloso e científico que contém informações sobre o histórico e cuidados recebidos. Em nosso contexto, onde o prontuário eletrônico ainda não está implementado, é fundamental um sistema que permita rastrear e localizar esses documentos, facilitando a comunicação entre profissionais de saúde e garantindo a continuidade do tratamento e uma eficiência para a movimentação do prontuário nos diversos serviços da instituição.
Um sistema eficaz deve incluir medidas de segurança, como controle de acesso e rastreamento de entrega e devoluções. A movimentação segura reduz o risco de perda e garante a rápida localização dos prontuários quando necessário, além de facilitar o trabalho da equipe e permitir um gerenciamento mais eficaz dos prontuários.
Descrição da Experiência
Trata-se de um relato da experiência de implementação de um sistema de movimentação de prontuários, iniciado em junho de 2023, iniciado pelo Setor de Contratualização e Regulação (STCOR), por meio da UGIA, em parceria com o Setor de Tecnologia da Informação e Saúde Digital (SETISD).
O acompanhamento dos prontuários foi aprimorado com ferramentas de rastreamento no sistema Master, utilizado no CH-UFC. Essa ferramenta permite visualizar a saída do prontuário da UGIA e todo o seu percurso até o retorno para arquivamento definitivo, além de identificar os profissionais responsáveis pelo despacho e recebimento dos prontuários através do sistema.
O sistema foi desenhado para ter uma interface compreendida e utilizada de forma simples, intuitiva e ágil pelos colaboradores. Cada registro de movimentação do prontuário é realizado por cliques nas telas de movimentação, onde se pode acompanhar o fluxo do prontuário nas diversas telas do sistema.
Com essa aplicabilidade podemos garantir mais eficiência e eficácia na rastreabilidade enquanto se reduz o tempo de espera pelo prontuário, além de ser um sistema customizável às necessidades que surgem e a melhoria da qualidade dos serviços percebida pelos usuários.
Objetivo e período de Realização
Implantar uma nova tecnologia para rastrear o prontuário e aprimorar a gestão de prontuários no Hospital Universitário Walter Cantídio (HUWC) do Complexo Hospitalar da Universidade Federal do Ceará (UFC), pela Unidade de Gestão da Informação Assistencial (UGIA), iniciado em junho de 2023.
Resultados
A implantação do sistema trouxe vários benefícios, incluindo acesso rápido e confiável às informações, segurança e integridade dos dados, continuidade do cuidado, redução de erros e melhoria da eficiência administrativa. A monitorização em tempo real dos prontuários durante a assistência aos pacientes, possibilita um acompanhamento preciso da movimentação dos prontuários físicos dentro da instituição, desde a identificação do profissional que recebeu até a entrega de volta para o setor de arquivamento.
Essa iniciativa resultou em maior agilidade na localização dos prontuários e aprimoramento dos processos de trabalho. Além disso, a segurança e a qualidade da prestação de cuidados são avaliadas por meio de padrões de qualidade, processos de gestão que atendam às demandas internas e externas, como a ouvidoria, onde a partir da implantação deste sistema, as reclamações de pacientes sem o prontuário no momento dos atendimentos, antes uma média de 02 a 04 prontuários/mês não localizados, passou a ter uma demanda de 01 prontuário, chegando a meses sem nenhuma reclamação.
Aprendizado e Análise Crítica
Apesar dos avanços tecnológicos, do prontuário eletrônico e da crescente digitalização dos prontuários, muitas instituições ainda lidam com a gestão de prontuários em papel. Portanto, um sistema de movimentação bem planejado e implementado é essencial para garantir a segurança, a eficiência e a continuidade do cuidado, beneficiando tanto os pacientes quanto os profissionais. As práticas organizacionais sólidas na gestão desses documentos são a base segura para a qualidade do atendimento e a confiança dos pacientes.
Referências
BRASIL. Conselho Federal de Medicina. Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007. Dispõe sobre as diretrizes para o exercício profissional e a ética médica. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 18 jul. 2007.
ANDRADE, Davi Gomes de; FALK, James Anthony. Eficácia de sistemas de informação e percepção de mudança organizacional: um estudo de caso. Revista de administração contemporânea, v. 5, p. 53-84, 2001.
Fonte(s) de financiamento: NÃO SE APLICA
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